Une commission peut correspondre à des projets à long terme de l’Association, qu’ils soient liés à son objet ou à la gestion de son fonctionnement, ou à des projets plus ponctuels. Leur définition, prérogatives et création sont décidées en Agora ou en AG.

Si les conclusions d’une commission dépassent les compétences de son mandat stricto sensu ou peuvent avoir des conséquences sur d’autres groupes de travail (ou l’association dans son ensemble), celles-ci doivent alors être validées en Agora.

Les commissions se réunissent en général une fois par mois à date fixe. Le calendrier des réunions est tenu à jour dans l’agenda intégré au nuage (Nextcloud).

Entre deux commissions, leurs membres communiquent et décident via l’outil de discussion « Talk » du nuage.

Les tâches affectées aux membres individuels sont ajoutées à l’outil de gestion de projet « Deck » du nuage pour en garder trace et suivre leur réalisation.

 

1.       Le rôle des référent·es de commission

Chaque commission est animée par des co-référent·es, ce qui permet de partager les responsabilités. Les commissions se réunissent en fonction des besoins, sur convocation de leurs référent·es (un·e membre du groupe peut demander à son ou sa référent·e de convoquer une réunion).

Les tâches des référent·es sont :

l ’organisation des réunions et leur inscription dans l’agenda,

la réservation du local pour les réunions,

l‘inscription des nouveaux et nouvelles sur la mailing-list du groupe ainsi que leur intégration au groupe

s’assurer qu’un compte-rendu de réunion sera réalisé par un·e des participant·es. Tous les comptes rendus seront réunis dans un même dossier sur le nuage, 

s’assurer que le groupe fonctionne prioritairement par consentement et qu’il y règne une atmosphère coopérative.

Au moins un·e des référent·es doit venir représenter son groupe en Agora. Elles ou ils s’assureront que les décisions prises collectivement en Agora sont respectées par leurs groupes. Les référent·es sont désigné·es sur la base du volontariat par l’Agora.

2.       Commissions existantes

Action & Fête

Cohésion associative

Communication & Positionnement politique

Cycloféminisme

Gestion administrative

Ordre du jour

3.       Bilan annuel

Chaque commission a la charge de la rédaction de son bilan annuel au cours du premier trimestre de l’année. Ces rapports mis bout à bout constituent la trame du bilan de l’asso.

•Chaque commission remplit le tableau de suivi du bénévolat en fonction de ses réunions, activités trimestrielles) Un point quantitatif est fait lors du point projet associatif lors des AG