1. Les pôles de décision

P&C fonctionne selon un principe de subsidiarité des organes de décision. L’association se compose de trois niveaux d’organes décisionnaires : Les commissions, les Agora, les Assemblées générales.

Les commissions sont le niveau de mise en œuvre effective du Projet Associatif, l’endroit où les membres travaillent sur sa concrétisation, et le lieu où les décisions collectives prennent forment à travers le travail individuel ou collectif.

L’Agora est l’organe de restitution collective des travaux des commissions, elle peut valider des décisions qui impactent l’ensemble des commissions et définit leurs mandats.

L’Assemblée Générale est l’organe souverain de l’Association. Elle est le lieu de définition du Projet associatif.

La porte d’entrée pour un nouveau sujet n’entrant dans le domaine de compétence d’aucune Commission est l’Agora. Si un sujet entre dans son domaine de compétence, une commission peut s’en saisir et tiendra informée la prochaine Agora.

Chaque membre de l’association peut choisir librement de s’investir dans une ou plusieurs Commissions.

2.Mode de prise de décision

P&C a comme principe que chaque voix compte. Les décisions sont prises de manière collégiale par l’ensemble des membres concerné·es (commissions, Agora ou AG). Quelle que soit la réunion de travail, le mode de prise de décision privilégié est la recherche du consentement de tou·tes les participant·es.

En cas d’impossibilité d’atteindre le consentement de tou·tes les membres présent·es, la décision est soumise à l’organe de décision supérieur : si le consentement général n’est pas ateint dans une commission, la question est présentée en Agora . Si le consentement général n’est pas ateint en Agora, la question est présentée en AG. En cas de défaut de consentement persistant, un vote de valeur peut être organisé uniquement en AG.

De la même façon, une décision d’une commission qui a un effet sur d’autres groupes doit être soumise à l’instance supérieure (Forum, puis AG si aucun consensus n’est trouvé).

Gestion par consentement

P&C favorise un mode de prise de décision par consentement : c’est à dire ?

Une proposition est travaillée puis présentée.

Chacun·e a le droit de demander les éclaircissements qui lui semblent nécessaires.

Chacun·e a le droit d’opposer des « objections légitimes » : ce qu’une personne considère être un écart du mandat confié par l’Agora ou une limite à un mandat en construction.

On propose des aménagements de la proposition qui permettent d’écarter les objections légitimes.

Le mandat est accepté ou les propositions sont acceptées lorsque plus personne n’a d’objection légitime.

L’idée n’est pas que tout le monde soit d’accord, mais que plus personne ne soit opposé à cause d’objections légitimes. C’est un processus de prise de décision inclusif tandis que le vote exclut de fait les opinions minoritaires. Dans la « décision par consentement » chacun·e est invité·e à écouter ce que l’autre a à offrir dans une posture de coopération, en lâchant son point de vue (potentiellement divergeant) sur la question et en essayant d’entrevoir en quoi ce qui est dit peut servir le sujet commun.

Le vote n’est utilisé qu’en dernier recours, à l’Assemblée Générale, lorsqu’il est impossible d’accorder des visions opposées.

3. Tenue des réunions

Le format classique des réunions de l’association, que ce soit les Commissions, Agora, ou AG est d’une durée de 2h maximum. Ce afin d’éviter une fatigue trop longue et des décisions prises « à l’usure ». Si un sujet déborde, c’est qu’il nécessite une ou plusieurs autres réunions spécifiques.

Les réunions sont construites à partir d’un ordre du jour minuté et font l’objet de compte-rendu comprenant idéalement un relevé de décision. Voir Annexe 4 CR-type.

Chaque réunion débute idéalement par une météo des humeurs de chacun·e et termine par une météo de fin.

Stockage des CR, PV : les documents validés seront stockés au format PDF pour garantir leur intégrité et pouvoir être consultables sur le nuage. Les documents de travail ou documents non validés seront sauvegardés temporairement au format texte. Le nom des fichiers prendra le format suivant : »AAAA.MM.JJ_Instance_Nature du document » Pour les comptes-rendus et Procès-verbaux.

Les réunions ont lieu préférablement en présentiel mais peuvent être organisées en visioconférence si nécessaire.